Skuteczna organizacja dokumentów

Zachowanie porządku w ważnych dokumentach jest istotne w przypadku domowych rachunków i umów z dostawcami usług tj. prąd czy kablówka. Absolutnie niezbędne staje się natomiast w przypadku prowadzenia firmowej dokumentacji, która podlega kontrolom. Czy wiesz, jak zadbać o skuteczną organizację dokumentów?

Wszystko na właściwym miejscu

W zachowaniu porządku kluczowe jest takie ułożenie wszystkich przedmiotów, abyś niezależnie od sytuacji mógł błyskawicznie odnaleźć potrzebną umowę lub fakturę. Nie znaczy to wcale, że powinieneś wykazywać się superpamięcią – wystarczy, że w logiczny sposób posegregujesz dokumentację. W sytuacji kryzysowej, w której konieczne będzie natychmiastowe znalezienie odpowiedniego dokumentu, nie będziesz tracił czasu na szukanie, lecz od razu udasz się do konkretnej szafki i bezbłędnie zlokalizujesz upragniony cel. Aby zwiększyć swoją skuteczność w odnajdywaniu dokumentów, nie zapomnij kupić przedmiotów, które ułatwią Ci ich przechowywanie i zarazem zapobiegną zniszczeniu ważnych umów, faktur oraz akt pracowniczych. W co najlepiej zainwestować? Wybór przedmiotów do przechowywania jest bardzo duży – do najbardziej podstawowych należą segregatory z foliowymi koszulkami, lecz warto wyposażyć się również w kolorowe teczki i foldery oraz kartonowe pudła do archiwizacji. W kartonach możesz umieścić luźno ułożone dokumenty, lecz o wiele lepiej będzie, jeśli wcześniej wepniesz je do teczek lub segregatorów – wtedy pudełka pomogą zachować ład oraz utrzymać wysoką estetyką półek, a przy tym dodatkowo zabezpieczą ważną dokumentację firmową.

przechowywanie-dokumentow
Przechowywanie dokumentów (źródło: http://www.rhenus-data.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow.html)

Jak utrzymać porządek na półkach?

Jeżeli chcesz zachować szybki dostęp do dokumentacji lub przechowujesz materiały w różnych formatach, np. wzory plakatów reklamowych lub biuletynów, to wybierz kartonowe segregatory, do których możesz wsunąć od góry dowolne materiały. Niezależnie jednak od tego, na jaki rodzaj przedmiotów do przechowywania się zdecydujesz, nie zapomnij o ich dokładnym skatalogowaniu. W tym celu wyposaż się w etykiety i mazaki, dzięki którym będziesz mógł opisać, jaki typ dokumentacji stanowi zawartość pudełka, teczki lub segregatora.

Szczegółowe informacje na etykietach oraz logiczne pogrupowanie przedmiotów do przechowywania na półce sprawią, że każdy pracownik Twojej firmy z łatwością odnajdzie konkretny dokument bez konieczności odrywania Cię od pracy. Dzięki temu zaoszczędzisz czas oraz unikniesz stresującej sytuacji związanej z gorączkowym przerzucaniem papierów z jednego stosu na drugi podczas niezapowiedzianej kontroli.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *